Privacy beleid verberkmoes groep

1. Introductie

Wij verwerken persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In ons privacy beleid geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door ons bedrijf.

2. Waarom dit beleid?

We zijn ervoor verantwoordelijk om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen. We moeten daarbij voldoen aan de eisen van de privacyregelgeving, waaronder de Wet Bescherming Persoonsgegevens, die met ingang van 25 mei 2018 is vervangen door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). We willen graag transparant zijn over de soorten gegevens die we verwerken, de doelen voor de verwerking, met wie we gegevens delen en welke rechten u hebt ten aanzien van uw eigen gegevens. In dit privacy beleid informeren we u hierover. Heeft u na het lezen van dit document nog vragen? Neem dan contact met ons op.

2.1 Wie vallen onder de Verberkmoes Groep?

Onder de Verberkmoes Groep vallen de vennootschappen Verberkmoes Assurantiën BV en Verberkmoes New Business BV, handelend onder de naam Verberkmoes Assuradeuren. Verberkmoes Assurantiën BV is het bemiddelingsbedrijf van de Verberkmoes Groep. Verberkmoes Assuradeuren is het volmacht bedrijf. Dit laatste houdt in dat Verberkmoes Assuradeuren de bevoegdheid heeft gekregen om namens één of meerdere verzekeraars rechtstreeks op te treden. Een gevolmachtigd agent doet dus bijna alles wat een verzekeraar ook doet. 

3. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens, waarvan bekend is dat ze bij u horen. Bij persoonsgegevens kunt u denken aan:

  • contactgegevens, zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en email-adres;
  • leeftijd, geslacht, burgerlijke staat;
  • gegevens met betrekking tot paspoort, rijbewijs of een ander identiteitsbewijs (soms vragen we om een kopie van een identiteitsbewijs);
  • Bankrekeningnummer t.b.v. incasso premies en uitbetaling schades;
  • BSN nummer (indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn);
  • gegevens over dienstverband, inkomen, beroep en werkgever;
  • gegevens over financiële situatie, vermogen, en eventuele schulden;
  • gegevens over huidige financiële producten, zoals bankrekeningen of verzekeringen;
  • bijzondere persoonsgegevens, bijvoorbeeld gezondheid (in sommige gevallen);
  • gegevens over eventuele strafrechtelijke feiten, fraudeaspecten (indien relevant);
  • gegevens ingediende claims/claimhistorie.

4. Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, in het bijzonder in het kader van het uitvoeren van de volgende activiteiten in onze onderneming:

  • het beoordelen en accepteren van potentiële klanten;
  • het beheren van onze relatie met (potentiële) klanten;
  • het beheren en uitbreiden van ons klantenbestand;
  • het aangaan, controleren en uitvoeren van overeenkomsten (verzekeringen, bancaire producten, hypothecaire financieringen);
  • uw claim, declaratie of schade af te handelen;
  • om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen verwerken wij persoonsgegevens van relaties. Bijvoorbeeld voor het identificeren en verifiëren van onze klanten. Hiermee voldoen wij aan de wettelijke identificatieplicht. Iedere financiële instelling heeft deze identificatieplicht. Daarnaast moeten wij voldoen aan internationale wetten en regelingen die ons voorschrijven om persoonsgegevens te verwerken;
  • fraude te voorkomen en te bestrijden. Hiervoor kunnen we ook openbare gegevens over u op internet gebruiken;
  • te zorgen dat de financiële sector veilig en integer blijft;
  • deze, voor zover toegestaan, te delen met zakelijke partners, zoals verzekeraars, incassobureaus en expertisebureaus;
  • het versturen van nieuwsbrieven of informatie van specifieke aard;
  • u te informeren over onze producten;
  • het versturen van service attenties.

5. Hoe gaan we met uw persoonsgegevens om?

Wij gaan zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. Hieronder leest u er meer over.

5.1 Veilig

Uw persoonsgegevens zijn bij ons in goede handen. Wij zorgen ervoor dat uw gegevens goed beveiligd zijn. Dit doen we onder andere door gebruik te maken van de laatste technieken op het gebied van anti virus software, firewalls en anti ransom software. Ook hebben wij procedureel geregeld dat persoonsgegevens goed beveiligd zijn, onder andere door een goede toegangscontrole voor onze medewerkers, indien ze buiten ons kantoor inloggen op ons netwerk (via een dubbel beveiligde VPN-verbinding).

5.2 Geheimhouding

Al onze medewerkers hebben via hun arbeidsovereenkomst een geheimhoudingsverklaring getekend. Dat betekent dat zij zorgvuldig omgaan met de gegevens die u ons toevertrouwt. Alleen geautoriseerd personeel mag uw gegevens inzien en verwerken.

5.3 Persoonlijk contact met ons kantoor

Veel contacten tussen u en ons verlopen middels een persoonlijk gesprek, telefonisch, via formulieren, e-mail of via de website. Persoonsgegevens die u daarbij doorgeeft, leggen we in administratiesysteem vast, als dat nodig is voor de juiste uit van de (verzekerings)contracten of een juiste advisering aan onze relaties.

5.4 Bezoek aan onze website

Als u onze website bezoekt, wordt uw IP-adres anoniem gemaakt. Daarmee weten wij niet wie onze website bezoekt. Wij registreren alleen anoniem bezoekgedrag dat ons helpt om onze website te kunnen optimaliseren.

Op onze website gebruiken we alleen technische en functionele cookies (een cookie is een klein bestand met gegevens dat op uw computer wordt opgeslagen als u een website voor het eerst bezoekt). Deze cookies zijn nodig om de website goed te laten werken en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

5.5 Wat doen we bij fraude en misbruik?

Bij het vermoeden van fraude of misbruik kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan de betreffende verzekeraar. Die kunnen vervolgens (forensische) experts in schakelen om te onderzoeken of het vermoeden van fraude en/of misbruik terecht is.

Bij vastgestelde fraude en/of misbruik kunnen wij uw persoonsgegevens door geven aan politie en justitie. Tevens zal dan een melding plaats vinden in het frauderegistratiesysteem van verzekeraars (FISH).

5.6 Medische of strafrechtelijke gegevens

Wij kunnen als bemiddelaar tussen u en een verzekeraar optreden. Dan heeft die verzekeraar uw persoonsgegevens nodig. Bij sommige verzekeringen betreft dit ook uw medische of strafrechtelijke gegevens.

5.6.1 Hoe werkt privacy bij medische gegevens?

Bij levens- of arbeidsongeschiktheidsverzekeringen vraagt de verzekeraar u soms om medische gegevens. De gegevens verstuurt u rechtstreeks naar een medisch adviseur van de verzekeraar. De verzekeraar gebruikt deze gegevens om het risico te beoordelen. In voorkomende gevallen wordt door ons een aanvraagformulier digitaal in ons systeem bewaard om uiteindelijk de verzekeringspolis te kunnen beoordelen en te kunnen controleren. Het vragenformulier met medische vragen en antwoorden komt niet in ons bezit en wordt derhalve ook niet opgeslagen in ons systeem.

5.6.2 Geheimhoudingsplicht medische gegevens

De medisch adviseur van de verzekeraar is verantwoordelijk voor het verwerken van uw medische gegevens. De medisch adviseur en de leden van zijn of haar medische staf hebben allemaal een wettelijke geheimhoudingsplicht.

5.6.3 Hoe werkt privacy bij strafrechtelijke gegevens?

Bij schadeverzekeringen, zoals inboedel-, opstal- en autoverzekeringen vragen wij naar uw strafrechtelijk verleden. Wij geven deze gegevens door aan de verzekeraar. De verzekeraar gebruikt ze om het risico te beoordelen.

5.7 Stichting CIS

Bij de beoordeling van de acceptatie van een nieuw risico (van een bestaande klant of een nieuwe potentiële klant), vragen wij gegevens op uit het zogenaamde FISH systeem (Fraude Informatie Systeem Holland). Dit register wordt beheerd door de Stichting CIS (https://www.stichtingcis.nl/)

"Stichting Centraal Informatie Systeem (CIS) is een organisatie van en voor verzekeraars en hun gevolmachtigden. CIS ondersteunt haar deelnemers bij het optimaliseren van hun processen en het maken van de benodigde afwegingen in acceptatie- en claimtrajecten.

Wanneer u als consument een verzekering aanvraagt of als u een schadeclaim indient bij uw verzekeraar kan deze een controle via de CIS databank doen. Conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de AVG heeft u het recht om te weten welke gegevens eventueel over u zijn verwerkt in de CIS databank.

In het register worden de volgende meldingen geregistreerd:

  • claimmeldingen;
  • waarborgfondsmeldingen onverzekerden;
  • ontzeggingen van de rijbevoegdheid;
  • vertrouwelijke mededelingen; veelal als gevolg van het niet nakomen van de verplichtingen door de verzekerde, zoals het niet (tijdig) betalen van de verzekeringspremies;
  • Extern Verwijzingsregister; dit zijn gegevens van verzekerden of andere personen en bedrijven die bewust over de schreef zijn gegaan ten opzichte van de verzekeraar of zijn gevolmachtigde.
    Het gaat bijvoorbeeld om mensen die verzekeringsfraude hebben gepleegd of dat hebben geprobeerd.
    Ook de gegevens van personen die bij de aanvraag van een nieuwe verzekering niet de (volledige) waarheid hebben verteld over bijvoorbeeld hun verzekeringshistorie of hun strafrechtelijk verleden, kunnen een EVR krijgen.

6. Rechtsgronden voor verwerking van gegevens

Wij gebruiken tenminste een van de volgende gronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens:

  • het uitvoeren van een overeenkomst voor een financieel product of een financiële dienst;
  • het kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust, bijvoorbeeld het voldoen aan onze wettelijke zorgplicht gedurende de looptijd van een financieel product dat via onze bemiddeling tot stand gekomen is of het voldoen aan wettelijke termijnen voor het bewaren van gegevens;
  • de uitdrukkelijke toestemming die u heeft gegeven om gegevens te verwerken voor specifieke doeleinden. Deze toestemming kunt u altijd weer intrekken;
  • voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen in het kader van onze bedrijfsvoering of die van een derde.
    Wij maken hierbij steeds de afweging tussen uw belangen en die van ons.
    Onze belangen betreffen onder andere de zorgvuldige uitvoering van overeenkomsten met u en het onderhouden en eventueel uitbouwen van onze klantrelatie.

7. Opslag en bewaartermijn van persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zolang en voor zover we deze nodig hebben. Gegevens die we noodzakelijkerwijs nodig hebben bewaren we in ieder geval gedurende de looptijd van onze relatie of overeenkomst.

Als onze relatie eindigt, dan bewaren wij uw persoonsgegevens en alle gegevens die betrekking hebben op de totstandkoming en uitvoering van verzekeringsovereenkomsten nog gedurende een jaar. Twee maanden voorafgaand daaraan, sturen wij u nog een bevestiging dat wij twee maanden later al uw gegevens (digitaal) gaan verwijderen. Daarbij gaat u er mee akkoord, dat u ons daarna niet meer aansprakelijk kan stellen over eventuele gemaakte fouten of onjuist gegeven adviezen. Mocht u om die reden er voor willen kiezen om uw gegevens wel te bewaren in onze systemen, dan verzoeken wij u om dat nadrukkelijk kenbaar te maken. Anders verliest u het recht op latere reclamatie.

Als een overeenkomst eindigt dan bewaren wij de gegevens gedurende de wettelijke bewaartermijnen die voor ons gelden.

8. Wat zijn uw rechten?

U kunt ons altijd vragen welke persoonsgegevens van u in onze database geregistreerd zijn. Ook kunt u ze laten corrigeren als ze niet juist zijn. Als u niet wilt dat wij uw gegevens gebruiken voor persoonlijke aanbiedingen, dan kunt u dit aangeven.

8.1 Wilt u uw persoonsgegevens inzien?

Bent u klant bij ons en wilt u zien welke persoonsgegevens van u bij ons bekend zijn? Dan kunt u gebruikmaken van uw ‘Recht van inzage’. Stuurt u dan uw verzoek, met een kopie van een geldig paspoort, rijbewijs of ander identiteitsbewijs, naar:

Verberkmoes Assurantiën

Antwoordnummer 10040

5550 VB Valkenswaard

 

Een postzegel is niet nodig.

8.2 Wilt u uw persoonsgegevens corrigeren?

Als uw persoonsgegevens niet kloppen, dan kunt u ons vragen om deze gegevens aan te passen. Dit noemen we het ‘Recht van correctie’. U kunt uw gegevens aanpassen bij ons kantoor, door een brief of via e-mail.

8.3 Wilt u gebruik maken van uw recht op vergetelheid?

Indien u gebruik wil maken van het recht op vergetelheid (het recht om alle persoonsgegevens die wij van u hebben te verwijderen), dan verzoeken wij u hiervoor een schriftelijk verzoek in te dienen (brief of e-mail). Houdt u er dan wel rekening mee, dat u een verklaring dient te ondertekenen, waarmee u ons vrijwaart van eventuele toekomsten klachten en/of aansprakelijkstellingen, aangezien wij ons dan niet meer kunnen verweren.

Bepaalde gegevens, die onderdeel uit maken van onze (financiële) administratie kunnen wij niet verwijderen, indien we nog gehouden zijn aan wettelijke bewaartermijnen. 

9. Over dit privacy statement

De tekst van dit Privacy Statement kan door ons worden aangepast bij nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld in het kader van onze bedrijfsactiviteiten of wijzigingen in wet- en regelgeving. Wij raden u dan ook aan om deze tekst met enige regelmaat te raadplegen als u onze website bezoekt. Deze tekst is voor het laatst aangepast op 28 mei 2018.